عربی زبان سے ماخوذ اسم صفت'دفتری' کے ساتھ ثلاثی مجرد کے باب سے مصدر نقل کی جمع 'نقول' لگا کر مرکب توصیفی بنایا گیا ہے۔ اردو میں سب سے پہلے ١٩٦٧ء کو "اردو دائرۂ معارف اسلامیہ" میں مستعمل ملتا ہے۔
١ - سرکاری کاغذات من و عن تحریریں جو کسی کام کے لیے حاصل کی جائیں یا بطور یادداشت رکھی جائیں۔
"تمام ترکی مجموعوں میں دفاتر یعنی مجلد رجسٹر . دو بنیادی قسموں کے ہیں . (٢) سفارتی، جن میں باہر بھیجے جانے والے احکام، خطوط اور دوسرے مکتوبات اور رسائل کے متون کی دفتری نقول شامل ہیں۔"
( ١٩٦٧ء، اردو دائرۂ معارف اسلامیہ، ٩٢٩:٣ )